Kostenerstattung

Sind dir Kosten für Vereinszwecke entstanden? Dann lade hier unser Kostenerstattungsantrag herunter, fülle ihn aus bevor du ihn ausdruckst und leg ihn in unser Postfach im MZG. Wichtig ist, dass du den Antrag unterschreibst und für alle Positionen einen Nachweis anhängst.

KEA

Lade hier unser Kostenerstattungsantrag herunter, fülle ihn aus bevor du ihn ausdruckst und leg ihn in unser Postfach im MZG.

Finanzordnung

Für genauere Informationen, insbesondere zu den Voraussetzungen für eine Kostenerstattung, schau dir unsere Finanzordnung an!

Ansprechpartner

Hendrik Flindt

Vorstand für Finanzen

  • treasurer(at)elsa-goettingen.de
Wann kann ich einen KEA stellen?

Du kannst einen KEA für alle Kosten stellen, die dir im direkten Zusammenhang mit der Vereinsarbeit entstehen. Natürlich hast du dann nicht automatisch einen Anspruch auf volle Erstattung der Kosten. Die Erstattung richtet sich hauptsächlich nach der Vereinsdienlichkeit der Ausgaben.

Wichtig ist, dass du den KEA nur innerhalb von 4 Wochen nach Enstehung der Kosten oder Durchführung der Maßnahme stellen kannst.

Genaueres findest du auch in der Finanzordnung (siehe Regularien).

Wie fülle ich den KEA aus?

Die allererste Seite muss vollständig mit Namen, Position, usw. ausgefüllt werden. Gib die Zahlen beim Feld „IBAN“ bitte in Viererblöcken an. Wird ein Tabellenprogramm wie Excel benutzt, kannst du auch die Zahlen direkt neben Porte, Telefon, etc. eintragen, die Summe wird dann automatisch errechnet. Alle Felder ab „geprüft am“ lässt du bitte frei, diese sind ausschließlich für die Bearbeitung durch den Finanzvorstand vorgesehen.

Anschließend füllst du die Anlage aus, die für deine Kosten infrage kommt. Für die meisten unserer Mitglieder wird das die „Anlage zum Kostenerstattungsantrag: Fahrten“ sein. Hier trägst du das Datum ein, den Namen der Veranstaltung, was du bezahlt hast und am Ende die Belegnummer. Hier ist es wichtig, dass du den Beleg immer mit einreichst und entsprechend nummerierst. KEAe ohne Belege werden in der Regel entweder zurückgeschickt oder abgelehnt. Solltest du einmal einen Beleg nicht mehr haben, frage bitte den Finanzvorstand direkt, was du machen musst.

Was darf ich nicht vergessen?

Auf jeder Seite deines KEAs muss der Ort, das Datum und deine Unterschrift zu sehen sein. Sollte dies fehlen, ist der KEA unvollständig und kann nicht bearbeitet werden. Wenn du den KEA ausschließlich digital bearbeitest und einreichst, musst du deine Unterschrift einscannen und einfügen, ansonsten musst du ihn ausdrucken, unterschreiben und einscannen. Ein „gez. [Name]“ reicht z.B. nicht!

Bevor du den KEA einreichst, sieh noch einmal nach, ob die Belege alle da sind. Beachte bitte, dass Thermobelege (wie z.B. Kassenzettel aus dem Supermarkt) kopiert und neben der Kopie aufgeklebt/angeheftet werden müssen.

Wo schicke ich den KEA hin?

Wenn du den KEA digital einreichen möchtest, schicke ihn einfach an treasurer(at)elsa-goettingen.de. Allerdings müssen Thermobelege dann separat nachgereicht werden.

Hast du deinen KEA ausgedruckt, gibt es drei Möglichkeiten:

1. Bring ihn zu einem Arbeitstreffen mit, sodass du ihn direkt dem Finanzvorstand geben kannst.
2. Gib ihn unten im blauen Turm beim Pförtner ab und lasse ihn ins Postfach von ELSA Göttingen legen. Alternativ hierzu kannst du auch schauen, ob jemand im Büro ist und ihn ins KEA-Fach (nicht ins Fach des Finanzvorstandes!) legen.
3.
     Schicke ihn per Post an unsere Büroadresse:

ELSA-Göttingen e.V.
Vorstand für Finanzen
Platz der Göttinger Sieben 5
37073 Göttingen